As novas gerações talvez não saibam, mas as “salas de xerox” nas universidades estavam sempre lotadas de pessoas pedindo a impressão de textos e mais textos. Os papéis também eram a única solução para as empresas arquivarem e organizarem documentos importantes. A mesma lógica vale para arquivos pessoais. Papel e mais papel.
Hoje em dia, com pen drives e outros dispositivos capazes de armazenar uma quantidade cada vez maior de arquivos e com a tecnologia cada vez mais presente na nossa rotina profissional e pessoal, fica difícil acreditar que as impressoras já foram equipamentos super disputados nos escritórios.
Com a pandemia e o trabalho remoto, mesmo protocolos que pareciam intocáveis, como a assinatura pessoal de contratos e documentos importantes mudou. Existem soluções para que contratos possam ser assinados e reconhecidos por pessoas em dois países diferentes, sem burocracia, com agilidade e segurança.
Reduzir ou eliminar o uso do papel pode ser um grande desafio para aqueles que tem uma certa idade e apego a alguns hábitos. E pode ser uma tarefa bem mais natural e tranquila para quem já nasceu inserido na era digital. E é uma boa escolha para as duas gerações.
Deixar de usar papel ajuda a economizar espaço, tempo e dinheiro. Além disso poupa recursos naturais e traz uma série de benefícios para a rotina, como maior segurança e organização de documentos.
Implicações práticas
Em um escritório onde o papel foi substituído por arquivos eletrônicos, mesmo que parcialmente, o investimento em equipamentos como scanners ou impressoras também diminui. O espaço usado para estes equipamentos e para arquivar documentos também é poupado e pode ganhar novas funções.
Economizar dinheiro e espaço é uma vantagem ainda maior no home office. Quem passou a trabalhar de casa sabe que pode ser complicado organizar o espaço de trabalho entre as tarefas domésticas e isso poderia ser ainda pior se, além do notebook, fossem necessários uma impressora e espaço físico para arquivar uma grande quantidade de documentos.
Outra importante economia associada à arquivos digitais é o tempo. Nossos dispositivos eletrônicos, seja um notebook ou um smartphone, têm ferramentas que facilitam a pesquisa de documentos – tarefa que levaria muito mais tempo para ser executada manualmente.
Para casos de trabalho remoto, com funcionários em diferentes locais isso é ainda mais importante, pois garante que todos os arquivos sejam acessíveis para cada membro da equipe.
Existe ainda a questão da segurança, já que arquivos digitais podem ter backups e não correm o risco de serem perdidos, extraviados ou fisicamente danificados pela ação do tempo. A criptografia é uma ferramenta extra que ajuda a proteger os arquivos, controlando inclusive o acesso a cada um deles.
Menos papel, mais sustentabilidade
Além da economia de dinheiro, tempo e espaço que a redução do uso de papel representa, existe a questão ambiental envolvida nesta escolha. Para a produção de uma tonelada de papel, são necessárias 17 árvores e 115 mil litros de água. Além disso, 16% dos resíduos sólidos em aterros são formados por papel, o que contribui para a liberação de gás metano.
A tinta usada nas impressoras também envolve o consumo de recursos naturais e uso de materiais tóxicos e poluentes. O transporte, as embalagens e o descarte do material também contribuem para aumentar a pegada ambiental do ciclo de vida do papel.
Como reduzir o uso do papel?
O primeiro passo é repensar e recusar. Sempre verifique se existem recursos tecnológicos que podem substituir a impressão. Avisos podem ser enviados por e-mail ou mensagens, por exemplo. Notas fiscais podem ser eletrônicas ao invés de impressas.
Evite ao máximo impressões e opte por digitalizar tudo o que for possível. Documentos antigos ou de parceiros que ainda usam papel podem ser digitalizados. É uma maneira se garantir inclusive a conservação destes arquivos. Ao digitalizar documentos físicos aos poucos você vai liberando espaço e criando pastas eletrônicas que são mais fáceis de acessar.
Existem muitas opções de armazenamento em nuvem ou de servidores para guardar documentos de forma segura.
Mesmo contratos e outros documentos que precisam de assinaturas e rubricas podem ser 100% digitais. Existem uma série de empresas sérias que garantem a veracidade e validade de assinaturas eletrônicas – os departamentos jurídicos estão cada vez mais familiarizados com estes procedimentos.
Por fim, quando a impressão for necessária, opte pelo modo econômico, aproveite ao máximo o papel imprimindo frente e verso e só use a impressão colorida se for imprescindível.
Antes de descartar o papel, reutilize o máximo que puder, usando como rascunho, por exemplo. E, quando for jogar “fora”, lembre-se que não existe fora: encaminhe o resíduo para a reciclagem.
Fonte: CicloVivo
